Virtuelles Onboarding von neuen Mitarbeitern – so kann es gelingen

Für viele Startups oder internationale Konzerne ist es seit vielen Jahren Alltag. Die allermeisten Unternehmen merken jedoch erst jetzt, was es bedeutet, neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht im Büro willkommen heißen zu können. Weil, wie in der aktuellen Corona-Krise, viele im Homeoffice arbeiten müssen. Wer seine neuen Mitarbeiter nicht gleich mit Zwangsurlaub begrüßen will, braucht also Alternativen. Ziel sollte es sein, die ersten Tage und Wochen im Unternehmen und die Einarbeitung trotzdem angenehm zu gestalten. Damit du bei deinen neuen Mitarbeitern in dieser Situation einen guten Eindruck hinterlässt, haben wir ein paar Gedanken zum Thema „Virtuelles Onboarding“ für dich zusammengefasst:

Hilfreich ist, wenn deine neuen Mitarbeiter um die Situation wissen und rechtzeitig von dir, am besten persönlich, informiert werden und die notwendigen Informationen zum virtuellen Arbeitsbeginn bekommen. Den vorinstallierten Arbeitslaptop samt Zubehör und ggf. das Firmenhandy solltest du rechtzeitig an die neuen Mitarbeiter verschicken. Ja, das klingt banal – ist es auch – trotzdem sind viele Mitarbeiter selbst am ersten Tag im neuen Unternehmen oftmals nicht arbeitsfähig, weil solche Sachen vergessen wurden.

Done is better that perfect …

Falls ihr einen Welcome Day für die neuen Kollegen durchführt – könnt ihr diesen recht einfach auch virtuell durchführen. Was es braucht, ist ein stabiles Konferenztool, wie bspw. GoToMeeting, MS Teams etc. Dazu noch ein Mikrofon, eine Kamera und eine abwechslungsreiche Präsentation. Natürlich ist das nicht das Gleiche, wie ein persönliches Kennenlernen, aber auf alle Fälle besser, als den Welcome Day ausfallen zu lassen. Die Alternative wäre, die Mitarbeiter ohne Begrüßung alleine im Homeoffice starten zu lassen. Das kannst du nicht wollen.

Zugegeben, IT Ausstattung zu verschicken und einen virtuellen Welcome Day durchzuführen, sind jetzt noch nicht die Königsdisziplin und die größten Herausforderungen für ein virtuelles Onboarding. Richtig spannend wird es nach dem ersten Tag. Wie findet eine gute Einarbeitung statt? Wie bekomme ich meinen neuen Mitarbeiter in mein Team integriert und wie kann ich ihn in den ersten Wochen unterstützen?

Das ganze steht und fällt – wie beim analogen Onboarding auch – mit einem Einarbeitungsplan, der jedoch aus adaptierten virtuellen Meetings besteht. Das A und O für die Einarbeitung in die neuen Themen ist, dass du im Vorfeld alle Dokumente für dich sammelst und strukturierst, die du mit deinem neuen Mitarbeiter virtuell – über Screensharing – durchgehen möchtest. Denke daran, diese auch zum Nachlesen für ihn in einem Ordner bereitzustellen.

Kennenlerntermine mit Teammitgliedern kannst du problemlos virtuell aufsetzen über einen Videochat und auch die sonst informellen Kaffeepausen, kann man virtuell im Team einplanen. Das sorgt für gute Laune und vor allem dafür, sich als Team nicht aus den Augen zu verlieren. Für dich als Chef / Pate / Mentor etc. gilt für die Einarbeitungszeit, dass du noch aktiver den Austausch mit deinem neuen Mitarbeiter suchen solltest, als sonst im Büro. Da du nicht mal kurz zwischen Tür und Angel erreichbar bist, besteht die Gefahr, dass dein neuer Mitarbeiter „recht einsam“ zu Hause sitzt. Deswegen gilt: Lieber einmal mehr durchklingeln, als zu wenig.

Auch wenn virtuelles Onboarding aus eigener Erfahrung schwieriger ist, als Mitarbeiter persönlich vor Ort einzuarbeiten, haben doch beide Formen etwas grundlegend gemeinsam. Ein gutes Onboarding steht und fällt mit dem eigenen Anspruch, seinem neuen Mitarbeiter die bestmögliche Erfahrung im neuen Unternehmen in den ersten Tagen, Wochen und Monaten zu bieten. Was es dafür vor allem braucht, ist ein offenes Ohr, eine hohe zeitliche Verfügbarkeit und einen Plan, den man nicht erst am Tag vor dem offiziellen Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters entwickelt. In diesem Sinne – viel Erfolg.

Gern unterstützen wir dich von Time4Hires dabei, deinen Onboardingprozess – egal ob analog oder digital, so zu gestalten, dass deine neuen Mitarbeiter merken, dass sie willkommen sind. Sprich uns gern an.

Martin Maas
Martin Maas

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